Captação para institutos politécnicos e universidades privadas: plano para aumentar candidaturas e reduzir candidatos fantasma

A captação para institutos politécnicos e universidades privadas é hoje uma competição pela atenção dos alunos do 12.º ano desde muito cedo. Pesquisam cursos através de vídeos curtos, perguntam a alunos mais velhos nos grupos e só depois entram no website da escola para verificar as notas de acesso e as propinas. Os pais preocupam-se com outras perguntas: se há emprego depois de concluir, se o diploma é reconhecido, onde fica o filho, qual o custo do curso inteiro.

Este artigo destina-se aos serviços de admissões e de comunicação de institutos politécnicos, universidades privadas e programas de ensino em parceria e de articulação entre ciclos. Ficará com um quadro completo: compreender os candidatos e os encarregados de educação, um calendário de comunicação de 12 meses, canais eficazes, o tratamento de leads com CRM e chatbot e como manter os candidatos colocados até ao dia da matrícula.

Em que difere o recrutamento para institutos politécnicos do recrutamento para universidades?

Os dois tipos de instituição têm muitos pontos em comum, mas o recrutamento para institutos politécnicos tem algumas especificidades que convém conhecer:

• Várias fases, ao longo de quase todo o ano. Muitos institutos politécnicos avaliam o percurso escolar desde cedo e continuam a receber candidaturas depois de conhecidos os resultados dos exames finais, incluindo candidatos que não conseguiram a sua primeira opção universitária.
• Público mais alargado. Além dos alunos que concluíram o ensino secundário, muitas instituições recebem também alunos que concluíram o 3.º ciclo, num modelo que combina ensino geral e formação profissional, bem como profissionais que pretendem obter mais uma qualificação ou quem deseja uma articulação entre ciclos.
• Os encarregados de educação têm grande peso. No caso de alunos que acabaram o 9.º ano ou de alunos do 12.º ano indecisos entre a universidade e o politécnico, a decisão é muitas vezes tomada em família.
• A vantagem competitiva está na empregabilidade. Uma duração de estudos mais curta, muita prática e ligação às empresas são aspetos que candidatos e encarregados de educação precisam de ver comprovados com provas concretas.

Nas universidades privadas, a maior pressão costuma vir dos candidatos “fantasma”: candidatos que submetem várias opções em várias instituições, são colocados mas não confirmam a matrícula. Seja qual for o tipo de instituição, um recrutamento eficaz faz parte do marketing educacional ao longo de todo o percurso, e não apenas de algumas semanas de pico.

O que perguntam candidatos e encarregados de educação antes de se candidatarem?

Construa os conteúdos a partir de perguntas reais. Lista das mais frequentes:

• Sobre o curso: o que se estuda, que saídas profissionais tem, se é adequado ao aluno.
• Sobre as condições de acesso: se conta o percurso escolar ou a nota do exame, que conjuntos de provas, qual foi a nota de corte no ano anterior.
• Sobre os custos: propinas por semestre, bolsas, política de isenções e reduções.
• Sobre a vida no campus: residência, transportes, clubes, vida estudantil.
• Sobre a empregabilidade: onde se faz o estágio, que empresas são parceiras, se é possível prosseguir estudos na universidade.

Cada pergunta deve ter um conteúdo de resposta: um vídeo curto, um artigo no website, um guião de chatbot. Quando o serviço de admissões regista as perguntas recebidas na linha de apoio e nas mensagens, obtém o mais valioso repositório de ideias de conteúdo.

Calendário de recrutamento de 12 meses para institutos politécnicos e universidades privadas

O calendário concreto de cada ano depende do regulamento de admissão em vigor do Ministério da Educação e Formação e do plano próprio da instituição, mas o quadro seguinte aplica-se à maioria das entidades:

1. Do final do 11.º ano ao início do 12.º: criar notoriedade. Publique vídeos da vida estudantil, dos laboratórios e dos estágios por curso; construa comunidade no TikTok e em grupos de alunos.
2. 1.º semestre do 12.º ano: captar leads. Lance campanhas de orientação vocacional, convide os alunos a fazer testes de escolha de curso e a pedir aconselhamento através de landing pages por curso.
3. Antes das datas de avaliação do percurso escolar: converter cedo. Lembre os candidatos de preparar o processo, organize dias de aconselhamento e visitas à instituição.
4. Época de exames finais do secundário: manter o contacto. Conteúdos de incentivo, dicas de estudo, mantendo a ligação sem ser invasivo.
5. Após os resultados e durante o período de alteração de opções: pico de aconselhamento. Aumente o orçamento de publicidade por curso e por província, ative o chatbot 24 horas por dia e reforce a equipa da linha de apoio.
6. Após a colocação: acompanhar até à matrícula. Lembre os prazos de confirmação da matrícula, esclareça dúvidas sobre residência e propinas, convide para o grupo de novos estudantes.
7. Fases suplementares: aproveitar os candidatos ainda indecisos. Particularmente importante para institutos politécnicos com várias fases de recrutamento.
8. Após a matrícula: transformar os estudantes em embaixadores. Os novos estudantes partilham a sua experiência, que serve de conteúdo para a época de recrutamento seguinte.

O artigo sobre o plano de marketing de recrutamento universitário de 12 meses aprofunda cada fase e a distribuição do orçamento.

Canais de recrutamento eficazes para institutos politécnicos e universidades

TikTok e vídeos curtos

É aqui que os alunos do 12.º ano se informam sobre os cursos e a vida estudantil. Vídeos reais de laboratórios, aulas práticas e de um dia de estágio convencem mais do que qualquer brochura. O artigo Marketing no TikTok para a educação explica como levar o espectador do vídeo à candidatura.

Seeding em grupos de alunos e de novos estudantes

Os grupos de “perguntas e respostas sobre admissões”, de novos estudantes e de cada escola secundária são o local onde os candidatos se questionam entre si. Uma equipa de embaixadores estudantes que responde com verdade e informação correta tem mais efeito do que a publicidade.

Publicidade no Facebook e no Google por curso e por província

Distribua o orçamento pelos cursos principais, pelos cursos que precisam de reforço de vagas e pelas províncias com mais candidatos. O Google Search capta quem pesquisa “nota de corte”, “propinas” e “cursos” da instituição.

Website e páginas de curso

Candidatos e encarregados de educação voltam sempre ao website para confirmar a informação. Cada curso precisa de uma página própria com o plano de estudos, oportunidades de emprego, propinas e um botão para pedir aconselhamento.

Aconselhamento presencial em escolas secundárias e de 3.º ciclo

Para os institutos politécnicos, as sessões de orientação vocacional nas escolas continuam a ser muito importantes, sobretudo quando os encarregados de educação participam. Recolha os contactos logo na sessão para dar seguimento.

Do lead à matrícula: CRM, chatbot e combate aos candidatos fantasma

Na época de pico, a página de Facebook e a linha de apoio podem receber um grande volume de perguntas repetidas sobre notas de corte, conjuntos de provas, propinas e residência. Sem um sistema, muitos candidatos recebem resposta tardia ou são esquecidos.

• O CRM de recrutamento acompanha cada candidato por curso, província, escola secundária e canal de origem, para que o técnico de admissões saiba a quem ligar primeiro. Veja também o que é um CRM de recrutamento.
• O chatbot com IA responde 24 horas por dia às perguntas mais comuns e encaminha as perguntas pessoais para um técnico, com a informação já recolhida.
• A pontuação de leads segundo o nível de interesse, por exemplo: descarregou o processo, visitou a instituição, perguntou pelas propinas.
• A sequência de acompanhamento pós-colocação via Zalo e e-mail, com lembretes dos prazos de confirmação da matrícula e convite para o grupo de novos estudantes.
• O dashboard com o número de candidaturas, a taxa de matrícula dos colocados e o custo por candidatura, por curso e por canal.

Quando há muitas faculdades e muitas páginas de Facebook, mais necessário é centralizar as mensagens num único local: o Nex Ads oferece uma caixa de entrada Messenger partilhada e relatórios de custos de publicidade. Todo este processo está desenhado na solução de recrutamento para universidades e institutos politécnicos da Nex.

Provar a empregabilidade para convencer os encarregados de educação

Os encarregados de educação estão dispostos a escolher um instituto politécnico ou uma universidade privada quando veem claramente o caminho após a conclusão do curso. Conteúdos em que vale a pena investir:

• Vídeos de estudantes em estágio em empresas, com o consentimento das mesmas.
• Lista de empresas parceiras, protocolos de cooperação assinados e feiras de emprego da instituição.
• Histórias reais de antigos estudantes, incluindo percursos de prosseguimento de estudos.
• Informação transparente sobre as propinas de todo o curso e sobre as bolsas.

O ecossistema Nex inclui o NexGigs, uma plataforma que liga empresas a profissionais e estudantes, dando às instituições mais um canal para ligar os estudantes a oportunidades de estágio e emprego.

Erros comuns no recrutamento para institutos politécnicos

• Começar a comunicar demasiado tarde. Quando chega a avaliação do percurso escolar, muitos candidatos já têm a sua lista de instituições preferidas.
• Distribuir o orçamento por igual por todos os cursos. Sem medir o custo por candidatura por curso, não se sabe onde o dinheiro rende.
• Falar só com os alunos e esquecer os encarregados de educação. Muitas decisões são tomadas à mesa, em família.
• Abandonar os candidatos depois de colocados. É nesta altura que os concorrentes continuam a telefonar-lhes.
• Prometer emprego sem fundamento. Os encarregados de educação vão verificar e a informação falsa espalha-se muito depressa nos grupos.
• Cada consultor responde à sua maneira. Sem um guião padrão, a informação sobre propinas e notas de corte fica inconsistente.

Perguntas frequentes

Quando deve um instituto politécnico começar a comunicar o recrutamento?

Convém começar no final do 11.º ano ou no início do 12.º com conteúdos de notoriedade e depois intensificar antes das datas de avaliação do percurso escolar. No caso dos alunos que concluem o 3.º ciclo, é preciso abordar os encarregados de educação a partir do 2.º semestre do 9.º ano.

O TikTok gera realmente candidaturas para as instituições?

O TikTok cria notoriedade e emoção, e as candidaturas surgem quando os vídeos levam à landing page, ao chatbot e são acompanhadas pelos técnicos de admissões. O projeto da Nex para a Universidade FPT Da Nang, que combinou uma série de vídeos no TikTok com seeding em mais de 50 grupos de estudantes, registou +45% de candidaturas; veja na página de projetos.

Como reduzir os candidatos admitidos que não se matriculam?

Configure uma sequência de acompanhamento pós-colocação via Zalo, e-mail e grupo de novos estudantes, com lembretes dos prazos de confirmação da matrícula e esclarecimentos sobre residência, propinas e bolsas. Convide os candidatos a participar em atividades da instituição antes do dia da matrícula, para que criem laços desde cedo.

Cada faculdade ou programa precisa de uma campanha própria?

Convém que sim. Cada faculdade ou programa em parceria pode ter a sua landing page, campanha de publicidade e relatório, mas todos convergem num CRM de recrutamento comum, para que a direção tenha uma visão global.

Planeie o recrutamento para o seu instituto politécnico com a Nex

A Nex Agency é especializada em marketing educacional e estabeleceu parcerias com a Universidade FPT Da Nang, o FPT Polytechnic Da Nang e a Universidade de Línguas Estrangeiras – Universidade de Da Nang. A equipa pode ajudar a sua instituição a construir um calendário de comunicação de 12 meses, um canal de TikTok, seeding, CRM e chatbot para a próxima época de recrutamento.

Veja os detalhes da solução de marketing de recrutamento para institutos politécnicos e universidades, consulte os pacotes de serviços ou ligue para a linha de apoio 0798.798.321 para marcar uma consulta.