Recrutement dans les instituts et universités privés : un plan pour plus de dossiers et moins de candidats fantômes

Le recrutement des instituts et universités privés est aujourd'hui une compétition pour capter l'attention des élèves de terminale très tôt. Ils se renseignent sur les filières par des vidéos courtes, interrogent les étudiants plus avancés dans les groupes, puis seulement vont sur le site de l'école vérifier les points d'admission et les frais. Les parents, eux, s'inquiètent d'autres questions : aura-t-il un emploi après, le diplôme est-il reconnu, où logera-t-il, combien coûte la formation complète.

Cet article s'adresse aux services d'admission et de communication des écoles supérieures, des universités privées et des programmes de partenariat ou de passerelle. Vous y trouverez un cadre complet : comprendre les candidats et leurs parents, le calendrier de communication sur 12 mois, les canaux efficaces, le traitement des leads avec un CRM et un chatbot, et les moyens de garder les candidats admis jusqu'au jour de la rentrée.

En quoi le recrutement d'étudiants en école supérieure diffère-t-il de celui des universités ?

Les deux types d'établissements ont beaucoup de points communs, mais le recrutement en école supérieure présente quelques particularités à connaître :

• Plusieurs vagues d'admission, étalées sur presque toute l'année. De nombreuses écoles examinent les dossiers scolaires très tôt et continuent d'accepter des candidatures après les résultats du baccalauréat, y compris auprès des candidats qui n'ont pas obtenu leur vœu universitaire.
• Un public plus large. Outre les bacheliers, de nombreuses écoles recrutent aussi des élèves sortis du collège, avec un parcours alliant enseignement général et formation professionnelle, des actifs qui souhaitent obtenir un diplôme supplémentaire, ou des personnes visant une passerelle.
• Les parents ont un poids important. Pour un élève qui vient de terminer la 3e ou un lycéen de terminale hésitant entre université et école supérieure, la décision se prend souvent en famille.
• L'avantage concurrentiel se joue sur les débouchés. Des études courtes, beaucoup de pratique, un lien avec les entreprises : candidats et parents ont besoin d'en voir des preuves concrètes.

Pour les universités privées, la plus forte pression vient généralement des candidats fantômes : des candidats qui postulent à de nombreux vœux dans de nombreuses écoles, sont admis mais ne confirment pas leur inscription. Quel que soit le type d'établissement, un recrutement efficace fait partie de l'education marketing sur l'ensemble du parcours, et pas seulement sur quelques semaines de pointe.

Que demandent candidats et parents avant de déposer un dossier ?

Construisez vos contenus à partir de vraies questions. Voici la liste des questions les plus fréquentes :

• Sur la filière : que l'on y étudie, quels métiers en découlent, si elle convient à l'élève.
• Sur les conditions d'admission : dossier scolaire ou résultats d'examen, quelles combinaisons de matières, quel était le seuil d'admission l'an dernier.
• Sur le coût : frais de scolarité par semestre, bourses, politiques d'exonération et de réduction.
• Sur la vie étudiante : résidence universitaire, transports, clubs, vie sur le campus.
• Sur les débouchés : où faire son stage, quelles entreprises sont partenaires, s'il est possible de poursuivre à l'université par une passerelle.

Chaque question mérite un contenu de réponse : une courte vidéo, un article sur le site web, un scénario de chatbot. Lorsque le service d'admission consigne les questions reçues par la hotline et la messagerie, il se constitue la plus précieuse des réserves d'idées de contenu.

Calendrier de recrutement sur 12 mois pour écoles supérieures et universités privées

Le calendrier précis de chaque année dépend de la réglementation d'admission en vigueur du ministère de l'Éducation et de la Formation et du plan propre à chaque établissement, mais le cadre ci-dessous s'applique à la plupart des structures :

1. De la fin de la 1re au début de la terminale : semer la notoriété. Publiez des vidéos sur la vie étudiante, les salles de travaux pratiques et les stages de chaque filière ; construisez une communauté sur TikTok et dans les groupes de lycéens.
2. Premier semestre de terminale : collecter des leads. Lancez des campagnes d'orientation, proposez des tests de choix de filière, l'inscription pour recevoir des conseils via des landing pages par filière.
3. Avant les échéances d'examen des dossiers scolaires : convertir tôt. Rappelez aux candidats de préparer leur dossier, organisez des journées de conseil et des visites de l'école.
4. Période du baccalauréat : garder le contact. Contenus d'encouragement, astuces de révision, un lien maintenu sans devenir envahissant.
5. Après les résultats et pendant la période d'ajustement des vœux : pic de conseil. Augmentez le budget publicitaire par filière et par province, activez le chatbot 24h/24 et 7j/7, renforcez les effectifs de la hotline.
6. Après l'admission : accompagner jusqu'à la rentrée. Rappelez l'échéance de confirmation d'inscription, répondez aux questions sur la résidence, les frais de scolarité, invitez les admis à rejoindre le groupe des nouveaux étudiants.
7. Les vagues complémentaires : exploiter le groupe des candidats encore indécis. Particulièrement important pour les écoles supérieures qui recrutent en plusieurs vagues.
8. Après la rentrée : transformer les étudiants en ambassadeurs. Les nouveaux étudiants partagent leur expérience, qui devient un contenu pour la prochaine saison d'admission.

L'article plan marketing de recrutement universitaire sur 12 mois détaille chaque phase et la répartition du budget.

Les canaux de recrutement efficaces pour écoles supérieures et universités

TikTok et vidéos courtes

C'est là que les élèves de terminale se renseignent sur les filières et la vie étudiante. De vraies vidéos de laboratoire, de séances de travaux pratiques, d'une journée de stage convainquent mieux que n'importe quelle brochure. L'article TikTok marketing pour l'éducation explique comment mener le spectateur de la vidéo jusqu'au dossier de candidature.

Seeding dans les groupes de lycéens et de nouveaux étudiants

Les groupes « questions-réponses sur l'admission », les groupes de nouveaux étudiants et ceux de chaque lycée sont les lieux où les candidats s'interrogent entre eux. Une équipe d'ambassadeurs étudiants qui répondent honnêtement, avec des informations exactes, est plus efficace que la publicité.

Publicité Facebook et Google par filière et par province

Répartissez le budget entre les filières phares, les filières à remplir en priorité et les provinces comptant de nombreux candidats. Google Search capte les personnes qui recherchent le « seuil d'admission », les « frais de scolarité » ou les « filières » de l'école.

Site web et pages par filière

Candidats et parents reviennent toujours sur le site web pour vérifier. Chaque filière a besoin de sa propre page, avec le programme, les débouchés professionnels, les frais de scolarité et un bouton de demande de conseil.

Conseil en direct dans les lycées et collèges

Pour les écoles supérieures, les séances d'orientation dans les établissements du secondaire restent très importantes, surtout lorsque les parents y participent. Recueillez les coordonnées sur place afin d'assurer le suivi.

Du lead à l'inscription : CRM, chatbot et lutte contre les candidats fantômes

En haute saison, la fanpage et la hotline peuvent recevoir énormément de questions répétitives sur le seuil d'admission, les combinaisons de matières, les frais de scolarité, la résidence. Sans système, de nombreux candidats obtiennent une réponse tardive ou sont oubliés.

• Le CRM de recrutement suit chaque candidat par filière, province, lycée et canal d'origine, afin que le conseiller sache qui appeler en premier. Voir aussi qu'est-ce qu'un CRM de recrutement.
• Le chatbot IA répond 24h/24 et 7j/7 aux questions courantes et transmet les questions personnelles à un conseiller avec les informations déjà recueillies.
• Le scoring des leads selon le niveau d'intérêt, par exemple dossier téléchargé, école visitée, frais de scolarité demandés.
• La séquence de suivi après admission par Zalo et e-mail, avec rappel de l'échéance de confirmation d'inscription et invitation à rejoindre le groupe des nouveaux étudiants.
• Le tableau de bord du nombre de dossiers, du taux d'admis effectivement inscrits et du coût par dossier, par filière et par canal.

Plus il y a de facultés et de fanpages, plus il faut centraliser les messages en un seul endroit : Nex Ads propose une boîte de réception Messenger commune et des rapports de coûts publicitaires. L'ensemble de ce processus est conçu dans la solution de recrutement pour universités et écoles supérieures de Nex.

Prouver les débouchés pour convaincre les parents

Les parents sont prêts à choisir une école supérieure ou une université privée lorsqu'ils voient clairement la voie qui s'ouvre après le diplôme. Voici les contenus dans lesquels il convient d'investir :

• Des vidéos d'étudiants en stage en entreprise, avec l'accord de l'entreprise.
• La liste des entreprises partenaires, les protocoles d'accord signés, le forum de l'emploi de l'école.
• Des témoignages réels d'anciens étudiants, y compris sur le parcours de passerelle.
• Une information transparente sur les frais de scolarité sur l'ensemble du cursus et sur les bourses.

L'écosystème Nex comprend NexGigs, une plateforme qui met en relation les entreprises avec des talents et des étudiants, offrant à l'école un canal supplémentaire pour relier les étudiants aux opportunités de stage et d'emploi.

Erreurs courantes dans le recrutement en école supérieure

• Commencer la communication trop tard. Au moment de l'examen des dossiers scolaires, de nombreux candidats ont déjà arrêté leur liste d'écoles prioritaires.
• Répartir le budget de façon égale entre toutes les filières. Sans mesurer le coût par dossier et par filière, impossible de savoir où l'argent est bien employé.
• Ne s'adresser qu'aux élèves en oubliant les parents. De nombreuses décisions se prennent autour du repas en famille.
• Abandonner les candidats après leur admission. C'est précisément le moment où les concurrents continuent de les appeler.
• Promettre un emploi sans fondement. Les parents vérifieront, et les fausses informations se propagent très vite dans les groupes.
• Des conseillers qui répondent chacun à leur manière. Sans script standard, les informations sur les frais de scolarité et les seuils d'admission deviennent incohérentes.

Questions fréquentes

Quand une école supérieure doit-elle commencer sa communication de recrutement ?

Il convient de commencer dès la fin de la 1re ou le début de la terminale avec des contenus de notoriété, puis d'intensifier avant les échéances d'examen des dossiers scolaires. Pour le public des élèves sortis du collège, il faut toucher les parents dès le second semestre de la 3e.

TikTok génère-t-il vraiment des dossiers pour une école ?

TikTok crée de la notoriété et de l'émotion ; les dossiers arrivent lorsque les vidéos mènent vers une landing page, un chatbot et sont suivis par les conseillers d'admission. Le projet mené par Nex pour l'Université FPT Da Nang, associant une série de vidéos TikTok et du seeding dans plus de 50 groupes d'étudiants, a enregistré +45 % de dossiers ; à consulter sur la page projets.

Comment réduire le nombre de candidats admis qui ne s'inscrivent pas ?

Mettez en place une séquence de suivi après admission par Zalo, e-mail et groupe des nouveaux étudiants, rappelez l'échéance de confirmation d'inscription, répondez aux questions sur la résidence, les frais de scolarité et les bourses. Invitez les candidats à participer aux activités de l'école avant la rentrée afin qu'ils s'attachent à elle dès maintenant.

Chaque faculté, chaque programme a-t-il besoin de sa propre campagne ?

Oui. Chaque faculté ou programme de partenariat peut avoir sa propre landing page, sa campagne publicitaire et ses rapports, mais tous alimentent un CRM de recrutement commun afin que la direction ait une vision d'ensemble.

Planifier le recrutement de votre école supérieure avec Nex

Nex Agency est spécialisée dans l'education marketing et a signé des accords de coopération avec l'Université FPT Da Nang, FPT Polytechnic Da Nang et l'Université des Langues étrangères – Université de Da Nang. Notre équipe peut aider votre école à construire un calendrier de communication sur 12 mois, une chaîne TikTok, du seeding, un CRM et un chatbot pour la prochaine saison d'admission.

Découvrez en détail la solution marketing de recrutement pour écoles supérieures et universités, consultez nos offres de services ou appelez la hotline 0798.798.321 pour réserver un rendez-vous de conseil.